É de suma importância armazenar o XML das notas fiscais é uma prática que deve ser adotada por todas as empresas, apesar de todas as notas emitidas ficarem armazenadas num grande banco de dados da SEFAZ dos estados, esse arquivo não é de fácil acesso nem para o empreendedor nem pelo contador.
Afinal, de quem é a responsabilidade de armazenar o XML?
É necessário que o empreendedor entenda que apesar de enviar mensalmente o XML para o contador, não é de responsabilidade da contabilidade armazenar o XML, a responsabilidade de armazenamento é do empreendedor.
Diante deste cenário, desenvolvemos um sistema intuitivo o SMART XML totalmente WEB, no qual você consegue realizar o gerenciamento e armazenamento das notas. 

De quem é a responsabilidade de armazenar o xml da NFe?
Armazenar o XML da NFe não é responsabilidade apenas do comprador.
Quando uma Nota Fiscal Eletrônica é emitida, são geradas duas versões dessa nota: o XML e o DANFE.
Neste artigo você verá de quem é a responsabilidade de Armazenar o XML da NFe.

O que é o arquivo XML?
O arquivo XML da NFe foi instituído em Outubro de 2005, sendo a versão digital da Nota Fiscal Eletrônica onde cumpre um padrão nacional de registro fiscal, podendo ser usado em todo o território nacional. Todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica em arquivo XML tem sua legitimidade jurídica através da sua assinatura digital que fica armazenada nesse arquivo.
O XML possibilitou que a emissão das Notas Fiscais fosse mais ágil e se tornasse mais prática para os setores fiscais dentro das organizações.

Quem deve Armazenar o XML da NFe?
Muitos empresários caem no erro de não guardar suas Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) por pensarem que elas ficam armazenadas na Sefaz e que a qualquer momento elas podem ser acessadas.

O XML deve ser guardado tanto pelo fornecedor como pelo comprador, independente do regime tributário da empresa, pois é uma lei que se enquadra em todos os regimes e o não cumprimento dela poderá trazer penalizações como multas de R$1.000,00 por documento não apresentado ao fisco.

Só lembrando que o XML teve como intuito sua criação para integrar informações e diminuir custo com papeladas fiscais, pois não é obrigatório sua impressão assim agilizando e melhorando o desenvolvimento de produção diária da sua empresa;

Sendo assim, é recomendado que o contribuinte, além de contar com a sua contabilidade para a guarda dos arquivos, tenha também um Software para gerenciar os Documentos Fiscais eletrônicos (DFe) da Empresa utilizando a Tecnologia a favor do negócio. Conheça o SMART XML

O Arquivo XML é exigido para emitir a Nota Fiscal, logo, se o XML não estiver válido (assinado e autorizado pelo Fisco), não será gerada a nota fiscal, o que pode acarretar grandes problemas para um negócio, como:

Multas que variam de 10% a 100% sobre o valor de cada nota fiscal autuada podendo ainda ser cumulativas;
Não emitir nota fiscal é não registrar o que está sendo vendido, o que significa sonegar os impostos, prática que pode levar até a prisão;
Responder a processos criminais.
Caso seja preciso, é possível recuperar o arquivo XML de uma nota fiscal manualmente no Portal Nacional da NFe ou no Portal da Sefaz do Estado através do número da chave que está impressa no DANFe. Para cada documento será necessário autenticação com o Certificado Digital e a validação do Captcha da Sefaz.

Prazo para Armazenar o XML da NFe
É obrigatório Armazenar o XML da NFe por 5 anos após a sua emissão, mais o ano vigente em que foi emitido. A fiscalização da Receita Federal em busca destes arquivos pode acontecer a qualquer momento, sem aviso prévio. Nessa fiscalização poderão ser solicitados os XMLs de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas até 5 anos atrás.